採用活動時に送信する応募者対応メールは、テンプレートの活用がおすすめです。対応メールは応募者を採用に導く、非常に重要なタスクのひとつです。送るタイミングや効率のよい送信方法など、応募者対応メールの役割についてをしっかりと理解しておきましょう。
本記事では、応募者対応メールの効果や注意点とともに、新卒、中途、パート・アルバイトで使えるテンプレートもご紹介します。
目次
応募者対応メールで採用活動をより効果的に
まずは応募者対応メールの効果と活用方法について、簡単に整理しておきます。
応募者対応メールの役割
採用活動時に行う応募者対応はメールやメッセージツールを使用して応募者とやりとりすることが一般的です。採用に至るまでの応募～面接、採用までのフローごとに応募者へテキストを送信し、選考結果や選考の流れについての案内を行います。応募者対応メールは、応募者の状況ごとに適切な案内を行い、入社までをスムーズに導く重要な役割を担っています。
辞退を抑止する効果も
応募者対応メールが採用活動における重要なタスクであるのは、辞退を防止する効果があることも理由のひとつです。応募者が不安にならないよう早めの返信を心がけ、必要な案内を行うことができれば、面接や採用時の辞退を減らすことができます。
テンプレートでの返信がおすすめ
応募者対応メールを間違いなく、効率よく送る方法としては、テンプレートの活用がおすすめです。今回ご紹介するテンプレートを参考に自社にあわせてカスタマイズしたメールを作成し、メールへテンプレート登録しておくと、応募者への返信を効率よく行うことができます。応募者対応のスピードが上がることで、採用確率の向上も期待できるでしょう。
応募者対応メールの書き方のコツ
採用通知メールの場合
採用通知メールを送るタイミングは、エントリーや面接後、できるだけ早く送ることが望ましいです。返事が届くまでの時間があくことで、他社にも応募している場合に内定辞退の可能性が高くなったり、応募者の不安がつのる要因となります。そのため、採用が決定次第、迅速にメールを送ることが大切です。
また、面接の日程調整や、入社手続きに関する提出書類の期限など、記載する内容が多くなりますが、簡潔に記載することで相手に伝わりやすくなります。
不採用通知メールの場合
不採用通知メールを送る際は、応募してくれたことへの感謝を伝えるとともに、文面に失礼がないよう十分な配慮が必要となります。誠意が感じられない文面は、自社のイメージを悪化させてしまう可能性もあるため、応募者の立場になって書くことを意識しましょう。
採用通知メールのテンプレート
新卒、中途、パート・アルバイトなど、雇用形態によって、入社手続きの方法や内定から入社までの期間に違いがあるため、採用通知メールの内容が異なります。以下にそれぞれの雇用形態ごとにテンプレートをご紹介します。
また、雇用契約については、労働条件を「労働条件通知書」などの書面で明示することが義務づけられています。内定通知を送る際にこれらを明示しておくことで、入社後のトラブル回避につながります。
労働条件通知書については、こちらのコラムで解説していますのであわせてご参考にしてください。
【2024年4月改正】労働条件通知書の作り方とは？ 変更点を記入例つきで解説
新卒採用向けテンプレート
件名：【株式会社●●】採用内定のご連絡
〇〇〇〇様
株式会社●●採用担当▲▲です。
先日は、弊社の新卒採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございます。
厳選な審査の結果、弊社社員として採用を内定することが決定いたしました。
つきましては、内定承諾書を別途郵送いたしますので、
ご確認とご署名をいただき、◯月◯日までにご返送いただきますようお願いいたします。
なお、期限内にご連絡がない場合は、
辞退のご意向として承りますことをご了承ください。
また、◯年◯月◯日に内定者研修を予定しております。
詳細は別途メールにてご連絡いたします。
〇〇〇〇様の入社を、社員一同楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
ご不明な点などございましたら、採用担当▲▲までお問い合わせください。
中途採用向けテンプレート
件名：【株式会社●●】採用決定のご連絡
〇〇〇〇様
株式会社●●採用担当▲▲です。
先日は、弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございます。
選考の結果、弊社社員として採用することに決定いたしました。
つきましては入社承諾書を別途郵送いたしますので、
ご確認とご署名をいただき、◯月◯日までにご返送いただきますようお願いいたします。
なお、期限内にご連絡がない場合は、
辞退のご意向として承りますことをご了承ください。
〇〇〇〇様の入社を、社員一同楽しみにしております。
まずはメールにて恐縮ですがご連絡申し上げます。
ご不明な点などございましたら、採用担当▲▲までお問い合わせください。
パート・アルバイト採用向けテンプレート
件名：【株式会社●●】面接結果のご連絡
〇〇〇〇様
株式会社●●採用担当▲▲です。
先日は、弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございます。
選考の結果、採用決定いたしましたのでお知らせいたします。
以下、ご確認よろしくお願いいたします。
【入社予定日】
◯年◯月◯日（◯）
【勤務場所】
大阪市◯◯区◯◯◯◯◯◯
株式会社●●
【持ち物】
・◯◯◯◯
また、入社承諾の旨を、◯月◯日までにご連絡いただけますでしょうか。
なお、期限までにご連絡がない場合は、辞退のご意向として承りますことをご了承ください。
それでは〇〇〇〇様からのご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
その他の応募者対応メールのテンプレート
前述の採用通知のほかに、応募受付時や面接の連絡など、雇用活動をすすめるなかで必要となるテンプレートをご紹介します。新卒、中途、パート・アルバイトなど雇用形態に関係なく共通となりますので、必要に応じて、アレンジしながらご活用ください。
応募受付のテンプレート
件名：【株式会社●●】ご応募ありがとうございます
〇〇〇〇様
株式会社●●採用担当▲▲です。
この度は、弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
今後の選考に関しましては追ってご連絡させていただきますので、
今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。
ご不明な点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
面接日程調整のテンプレート
件名：【株式会社●●】面接日程調整のご連絡
〇〇〇〇様
株式会社●●採用担当▲▲です。
この度は、弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
社内選考の結果、ぜひ面接をさせていただきたいと考えております。
早速ではございますが、以下に候補日をあげておりますので、
ご都合のよろしい日程をお選びいただけますでしょうか。
・●月●日（●）▲：▲〜▲：▲
・●月●日（●）▲：▲〜▲：▲
・●月●日（●）▲：▲〜▲：▲
ご都合が合わない場合は、候補日をいただけますと幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願い致します。
株式会社●●採用担当▲▲
書類選考不採用のテンプレート
件名：【株式会社●●】書類選考結果に関しまして
〇〇〇〇様
株式会社●●採用担当▲▲です。
この度は、弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
社内にて慎重に選考を重ねた結果、
残念ながら、今回は選考を見送らせていただくこととなりました。
なお、頂戴しました履歴書等につきましては、
当社にてすみやかに破棄させていただきます。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程よろしくお願い致します。
末筆ではございますが、今後のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社●●採用担当▲▲
辞退に対する連絡
件名：【株式会社●●】選考ご辞退の承諾の件
〇〇〇〇様
株式会社●●採用担当▲▲です。
この度は、ご連絡いただきありがとうございます。
採用選考を辞退される旨、承知致しました。
弊社としても非常に残念ではございますが、今回は選考を終了させていただきます。
なお、履歴書等につきましては、当社にてすみやかに破棄いたします。
末筆ながら、今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
株式会社●●採用担当▲▲
応募者対応メール送信時の注意点
最後に、応募者対応メールを送信する際に覚えておきたい注意点を解説します。
送信前に文面のチェックをする
応募者対応メールを送る前には、必ず宛先や日付など内容のチェックを行うことが大切です。自作のメールはもちろん、テンプレートを活用して送信する場合も必ずチェックを行います。宛名や内容の間違い、誤字脱字が散見される内容だと、応募者は不安を感じるものです。最悪の場合は辞退やトラブルにつながることもありますので、丁寧な確認を実施したうえで送信を行いましょう。
テンプレートはカスタムして活用する
応募者対応メールのテンプレートを活用する場合は、そのまま使わず、自社にあった内容に編集して活用することをおすすめします。テンプレートはあくまで例文ですので、組織の雰囲気や募集内容に合わせて書き換え、登録しておくことをおすすめします。
採用管理システム(ATS）を活用するのもおすすめ
応募者対応メールの送信が即座に対応できなかったり、対応が負担に感じる場合は、採用管理システム(ATS）の自動返信機能を活用するのも良策です。たとえば弊社が提供する、採用管理システム(ATS）アットカンパニーの自動返信機能を使えば、あらかじめ作成したテンプレートを応募の受付にあわせて自動で返信することができます。
また、個別にメッセージの編集をすることもできるほか、求人ごとに自動返信の利用許可を設定することも可能です。スピーディーで丁寧な対応によって応募者の信頼を担保でき、採用活動をより効果的に行うことができるでしょう。自動返信機能によって担当者の業務負担も減り、効率よく採用活動を行うことができるのも、アットカンパニーを活用する大きなメリットです。応募者対応メールの内容や返信作業にお悩みの際は、活用をぜひご検討ください。
まとめ：迅速で丁寧なメール対応が、採用効率の向上につながります
本記事では、応募者対応メールの効果や注意点とともに、テンプレートをご紹介しました。スピーディーで丁寧な応募者対応ができれば採用確率が上がり、採用活動の効率を大きく向上することができます。ご紹介したテンプレートを参考に、自社にあった対応方法を協議しておくことも大切です。
また、応募者対応メールを迅速にやりとりすることが難しい場合などは、採用管理システム（ATS）アットカンパニーの活用をご検討ください。アットカンパニーを活用すれば、求人や採用ページの作成・掲載〜応募者対応・情報の管理まで幅広い採用活動のサポート機能を利用することが可能です。
また、応募者対応メールのテンプレートも用意されているので、より効率的に採用活動がすすめられます。採用に関する豊富な知識をもつ専任スタッフが運用をサポートしますので、応募者対応メールを送る際に不明な点があれば気兼ねなく相談することも可能です。
応募者対応をはじめとした採用活動にお悩みの場合は、まずは一度当社までお気軽にお問い合わせください。
アットカンパニーのより詳細な内容については、下記ボタンよりサービス資料をご覧ください。
