「最近、よく耳にするようになった採用管理システム（ATS）に興味はあるけれど、具体的にはどんなことができるのかわからない」そんな採用担当者様も多いのではないでしょうか。採用管理システム（ATS）とは、採用活動におけるさまざまな情報をシステム上で一元管理し、企業の採用活動の効率化をサポートする、採用ツールです。
本記事では初心者の方にもわかりやすく、採用管理システム（ATS）の基本機能や運用、導入の方法までを徹底解説します。ぜひこの機会に、採用管理システム（ATS）でできることを把握して、今後の採用活動にお役立てください。
目次
採用管理システム（ATS）とは？
採用管理システムとは、ATS（Applicant Tracking System）とも呼ばれ、企業の採用活動を効率化し、応募者情報を一元管理するためのシステム全般のことを指します。採用管理システム（ATS）を利用することで、求人の作成・掲載、採用活動の進捗管理、応募者データの管理やコミュニケーションなどをスムーズに行うことができます。
ひとつのシステムで一括して採用進捗を管理し、必要なタスクを実行することができるため、進捗に応じた情報がすぐに確認できたり、応募者対応を自動化できるなど、採用活動におけるさまざまな課題を解決できるのが採用管理システム（ATS）最大の特徴です。
このように、企業の採用力を向上させる方法としても、非常に注目度の高いサービスであるため、採用難が進む近年では、大手・中小など事業者の規模を問わず、さまざまな業種で活用されはじめています。
採用管理システム（ATS）で実現できる4つのこと
では、まずは採用管理システム（ATS）で実現できる、4つのことについて解説します。
採用業務の効率化
採用管理システム（ATS）を活用すれば、採用活動全体の進捗を可視化できることで進捗管理が行いやすくなり、採用業務を総合的に効率化することができます。サービスによって仕様は異なりますが、面接の進捗状況や内定後フォローの実施状況確認もスムーズになり、「やるべきタスク」を明確にすることが可能です。
また、応募者情報をシステム内で一元管理することができるため、データ整理にかかっていた手間を大幅に省くこともできます。採用担当者間での情報共有もしやすく、採用状況のレポート作成も容易になるため、採用業務をさまざまな面から効率化することができるでしょう。
戦略的な採用活動
採用管理システム（ATS）を活用することで、採用活動の詳細なデータを取りやすくなり、戦略的な採用活動に役立てることができます。たとえば、作成した求人や採用ページの閲覧データをもとに、応募者のエントリー経路を分析することも可能です。動向の分析によって効果的な募集手法の選定も行いやすくなるなど、データに基づいた採用活動を助けるツールにもなるでしょう。
たとえば、応募数・面接数・採用数など採用に必要な各タスクの状況確認が容易になるため、求人募集～採用までのどの部分に課題があるかを明らかにしやすくなります。課題が明確になることで、応募数を増やす求人内容の改善を行ったり、応募者対応方法の見直しを図るなど、採用確率をあげるための効果的なアクションを実施することができます。現状の採用活動における問題点が把握でき、レスポンスの早い改善を行えることも大きなメリットです。担当者の主観や経験だけに頼らない、客観的な分析が採用力の向上につながります。
求人・採用のコスト削減
採用活動全体を効率化することで、求人掲載から選考までを自社で実施できるため、求人・採用に必要なコストを抑えることができます。また、応募者情報の一元管理ができるため、採用担当者同士の情報共有やデータ整理の手間も省け、担当者に対する人的コストを大幅に軽減することも可能です。採用の効率化が、採用コストの削減にも直結するといえるでしょう。
このほかにも、採用管理システム（ATS）を活用して求人・採用ページの作成や掲載などを行えば、それぞれに必要なコストを削減することもできます。また、公開した求人Indeedなどの求人検索サイトへも自動で転載されるため、費用を抑えるとともに掲載手続きの簡略化も可能です。採用活動全体の人的・経済的コストを削減できるからこそ、導入企業が増えている現状があります。
自社ブランディングの強化
採用ページの作成機能が搭載されている採用管理システム（ATS）であれば、自社の特長や企業理念などを丁寧に伝えることが可能で、ブランディングの強化に活用することもできます。自社で採用ページを作成することで、働くメリットや組織の魅力を発信することができ、必要な時にリアルタイムで採用ターゲットに向けた訴求を行うこともできるでしょう。
採用ページで自社の魅力をしっかりと伝えることで、求職者に組織の特長を把握してもらうことができ、応募の促進にもつながります。活用する採用管理システム（ATS）によっては、求人の知識をもつプロのサポートを受けられるサービスもあります。より効率のよい自社ブランディングを目指す場合は、サポート体制の整った採用管理システム（ATS）の選定が良策です。
採用管理システム（ATS）の代表的な機能
採用管理システム（ATS）に搭載されている、代表的な機能は以下の4つです。
採用ページの作成
採用ページの作成とは、自社の特色とともに求人情報を掲載する、採用専用のホームページを作成できる機能のことです。経営方針はもちろん、社内の雰囲気や働き方などをしっかりと表現することができるため、求職者の入社意思と応募率を高める効果が期待できます。通常外注すると十数万～100万円以上の費用が必要な採用ページを、自社で費用を抑えて作成ができる機能です。
求人の作成・掲載
採用管理システム（ATS）を活用すれば、求人の作成や掲載も社内で行うことができます。知識が無くても求人が作成できるよう、ほとんどの場合テンプレートに沿った入力方式となっており、サービスによっては専門知識をもつ担当者のサポートを受けることも可能です。必要な時にリアルタイムで人材を募集できることで、採用を効率良く行うことができます。
求人検索サイトへの自動転載
サービスによって転載先が異なりますが、作成した求人はIndeedなど提携の求人検索サイトへ自動掲載される機能も搭載されています。自社求人をユーザーの多い求人検索サイトへ転載することで、より多くの求職者へ手軽に情報を届けることが可能です。採用管理システム（ATS）を選ぶ際には、提携している求人サイトを確認したうえで、自社に合ったサービスの選定をおすすめします。
応募者管理
応募者管理機能とは、自社サイトや求人検索サイトに公開された求人の応募者情報を一括して管理する機能のことです。一括して応募者情報を管理することで、それぞれの応募数を把握し、データ整理や調査を効率化することができます。履歴書や職務経歴書などのデータ保管のほか、求職者とのチャット機能なども搭載されているため、応募者対応までをスムーズに行う助けにもなるでしょう。
採用管理システム（ATS）の基本的な運用方法
採用管理システム（ATS）の実際の運用方法は、自社単独で行うか外注するかのどちらかです。それぞれの詳細を解説します。
自社で運用する
採用管理システム（ATS）は基本的には知識がなくても利用できるため、ガイダンスなどに沿って自社で運用することが可能です。採用管理システム（ATS)には有料と無料のサービスがあり、搭載されている機能やサポート面に大きな違いがあります。手厚いサポートは自社運用の心強い味方となるため、初めての運用の場合は特に有料サービスの利用がおすすめです。
また、求人作成や採用ホームページ作成については、基本的にはガイダンスに従って入力すれば、誰でも比較的簡単に作成できます。運用や採用活動に必要なコストをおさえて運用をしたい場合は、採用担当者の作業リソースなどを考慮したうえで、無料サービスでの自社運用を検討してもよいでしょう。
求人のプロに運用を代行してもらう
採用担当者の作業リソースや求人知識が不足していて、採用がうまく進まない場合は有料の採用管理システムの利用をおすすめします。また、採用が困難な職種を募集している場合や、募集案件を常に多数抱えているといった企業の場合は、コストはかかってしまいますがオプションを活用し、採用管理システム（ATS）の運用を一括して任せる方法もあります。
たとえば、弊社が提供する採用管理システム（ATS）アットカンパニ―の場合、 採用ページや求人ページの作成や更新など、運用に関する作業を専任スタッフへ依頼することが可能です。また、採用ページの作成をはじめとした運用は、豊富な経験や知識をもつ求人のプロが担当します。そのため、ただ単に求人を作成して募集するだけでなく、より効果につながりやすい、手厚いサポートを受けられることがアットカンパニーの強みです。
リソース不足解消はもちろん、採用をより効果的に行う際にも力を借りることができます。採用の方針などに合わせて、ぜひ充実したサポートもご活用ください。
まとめ：採用管理システム（ATS）は、採用難解消に向け、早めのご検討が良策です
今回は初心者の方に向けて、採用管理システム（ATS）でできることを解説しました。採用管理システム（ATS）は、今や企業の採用活動に欠かすことができないツールのひとつとなっています。採用管理システム（ATS）の特徴を理解したうえで、適切な運用をすることが採用成功への近道だといえるでしょう。
記事内でご紹介した採用管理システム（ATS）アットカンパニーは、事業規模や業種を問わず利用することができます。採用のプロである専任スタッフのサポートが受けられるため、初めて採用管理システム（ATS）を使う場合も、採用につながる効果的な運用を行うことができます。採用方針や目的に応じたプランのご提案も可能ですので、ご利用をご検討の際は、まずはお気軽にお問い合わせください。
