【例文つき】不採用メールの書き方、気をつけるべきポイントとは

「不採用メールを送る際、何に気をつければよいのだろうか……」「不採用メールの基本的な書き方や例文を知りたい……」このようなお悩みをお持ちではありませんか？

 メールで不採用を通知する際は、文書の書き方や送り方を慎重に進める必要があります。対応を誤ってしまえば、企業イメージの低下やその後の採用活動に悪影響をおよぼす可能性もあるためです。

本コラムでは、不採用メールの書き方の基本から例文、送る際の注意点まで解説します。不採用メールの送り方に迷われている方はご参考にしてください。

不採用メールは送るべき？ 必要性を解説

「不採用」という結果を応募者に伝えるのは気が引けると感じる方も多いでしょう。しかし、不採用であったとしても選考結果を伝えることは応募者への最低限の礼儀であり、企業の信頼やブランドイメージを守るために欠かせません。

逆に、不採用通知を送らずに対応を放置してしまうと、その後思わぬトラブルにつながる可能性もあるため注意が必要です。ここでは、不採用メールを送るべき理由を3つ解説します。

応募者が選考結果を待っているため

不採用通知を受け取った応募者は、次の行動に移らなければなりません。とくに就職・転職活動においては、複数の企業を同時に応募していることが一般的です。

他社からすでに内定を得ている場合は内定承諾の返答が求められますし、他社の選考を受ける場合はスケジュール調整を行う必要があります。その際、不採用通知が遅れると、応募者は次のステップに進むことができず、無駄な待機期間が生じてしまいます。

また、結果を早く知りたいというのは応募者に共通する心理であり、だめならだめで結論を早く知ることで、応募者の就職活動全体がスムーズに進みます。このように応募者の時間を尊重するためにも、速やかに結果を伝えることが重要です。

将来的に応募者とつながる可能性があるため

選考結果が不採用であったとしても、応募者との関係が完全に終わるわけではありません。不採用通知を丁寧に行うことで、応募者に好印象を与えることができます。

「結果は残念だったが、誠実に対応してもらえた」と感じてもらえれば、応募者はその後も自社のファンとして製品やサービスを利用してくれる可能性も高まります。または、将来的にビジネスパートナーとしてつながる可能性もあるでしょう。あるいは、応募者が将来的にキャリアを積んだ後、別のタイミングで再び応募してくれるかもしれません。

一方で、不採用通知を怠ると、「対応が酷い」「誠実性に欠ける」といったネガティブな印象を与え、悪評につながることも考えられます。したがって、不採用であったとしても、将来的な可能性を考慮し、誠実に対応することが大切です。

自社の信頼低下や悪評を防ぐため

不採用メールを送らない、またはメールの内容が不誠実である場合、応募者からの信頼を失う可能性があります。その影響は応募者本人だけにとどまらず、友人や知人、さらにはSNSやクチコミサイトを通じて広がるリスクも懸念されます。

インターネット上で悪評が広がれば、自社のブランドイメージが損なわれ、将来的な応募者数の減少にもつながってしまうでしょう。とくに現在はSNSの影響力が強く、ひとたびネガティブな評判が広がると、その払拭は容易ではありません。不採用メールを丁寧に送ることは、自社の信頼を守ることにもつながります。

不採用メールの基本構成

不採用メールの書き方に迷う方は、まずは不採用メールの基本を押さえましょう。基本構成は主に6つの項目があります。

不採用メールの例文

不採用メールの文面は、応募者の状況や募集内容に応じて柔軟に対応する必要があります。ここでは、アルバイト・パート向け、新卒・中途採用に向け、それぞれのケースに適した例文をご紹介します。

アルバイト・パート向け

件名：【◯◯株式会社】採用選考結果のご連絡

◯◯◯◯様

◯◯株式会社 採用担当▲▲です。

先日は、弊社のアルバイト募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。また、貴重なお時間を割いて面接にお越しいただきましたこと、心より感謝申しあげます。面接では◯◯様の素晴らしいお人柄を拝見できたことは、私どもにとっても大変有意義な機会でした。

一方、今回弊社の想定を上回る応募があり、慎重に選考を進めさせていただきました。その結果、大変残念ながら◯◯様はご期待に添う結果とならなかったことをお伝えいたします。

お預かりした応募書類につきましては、プライバシー保護の観点から責任を持って適切に処理させていただきますので、ご安心ください。

短い間ではございましたが、◯◯様と関わらせていただいたご縁に感謝しております。◯◯様の今後のご活躍とご健康を心よりお祈り申しあげます。またの機会がございましたら、ぜひご応募いただければ幸いです。

新卒・中途採用向け

件名：【◯◯株式会社】採用選考結果のご連絡

◯◯◯◯様

◯◯株式会社 採用担当▲▲です。
この度は、弊社◇◇職の採用募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。書類や面接を通じて、◯◯様のこれまでのご経験やお考えを伺えましたこと、大変光栄に存じます。貴重なお時間をいただきましたこと、深く御礼申しあげます。

慎重に選考を進めさせていただきました結果、誠に遺憾ではございますが、今回は不採用とさせていただく判断に至りました。今回の結果は、あくまで弊社の採用方針やタイミングによるものであり、◯◯様のご経験やスキルに関する評価とは異なるものでございますことを、ご理解いただけますと幸いです。

お預かりしました応募書類は、プライバシー保護の観点から責任を持って破棄させていただきます。どうぞご安心ください。

◯◯様のこれまでのご経験と熱意は大変印象深く、今後、別のポジションでの機会がございましたら、ぜひ改めてご連絡を差しあげたいと考えております。その際、再度弊社に興味を持っていただけましたら、ぜひご応募いただけますと幸いです。

今後のご多幸を心よりお祈り申しあげます。この度はご応募いただき、誠にありがとうございました。

不採用メールの書き方のポイント

不採用通知は、単なる結果連絡にとどまらず、応募者に対して誠実で丁寧な対応を心がけることが重要です。ここでは、不採用メールの書き方のポイントを4つ解説します。

応募に対する感謝の意を示す

不採用メールでは、応募いただいたことに対する感謝の意を伝えましょう。応募者は多くの時間を割いて書類を準備し、選考に臨んでいます。たとえ結果が不採用であっても、自社に興味を持ち、時間を使ってくれたことに対して誠意を示すことが大切です。

たとえば、「先日は弊社までお越しいただき、誠にありがとうございました」といった一文があるかないかだけでも印象が異なるものです。このような配慮は、応募者に対する企業の誠実さを示し、結果として企業のイメージ向上にもつながります。

不採用理由を書く必要はない

不採用理由は応募者に伝える必要はありません。理由を記載すると、応募者に不必要なダメージを与えたり、場合によっては企業に対する不満やトラブルの原因となったりする可能性があります。

そのため、不採用という結果を明確に伝えつつ、理由については触れないのが一般的です。たとえば、「厳正なる選考の結果、今回はご期待に添えない結果となりました」といった表現を用いることで、応募者に不快感を与えることなく、不採用を伝えることができます。

また、応募者から不採用の理由を尋ねられた場合でも、「弊社の採用基準に沿って選考した結果」と伝えるだけで問題ありません。

選考結果は丁寧かつ明確に記載する

選考結果を伝える際には、曖昧な表現を避け、結果を明確に伝えることが大切です。不採用の場合は、「選考の結果、今回はお見送りとさせていただきます」「慎重に選考を進めた結果、不採用となりました」といった応募者が結果を誤解しないようにします。

ただし、相手の気持ちを逆なでするような表現は避け、柔らかいトーンで丁寧に伝えることを心がけましょう。このような配慮が応募者の不満を軽減し、企業のイメージを守るためにも重要です。

再選考の可能性を示す

不採用であっても、応募者のなかにはタイミングや条件次第で採用を検討したいと感じる優秀な人材がいる場合があります。そのような場合、不採用メール内に再選考の可能性を示すことで、応募者との関係を維持することができます。

たとえば、「今後新たなポジションが生じた際には、改めてご連絡させていただく場合がございます」と記載することで、応募者がポジティブな印象を持つことが期待できます。さらに、タレントプールとして候補者情報を保存し、定期的に接触を図ることで、将来的な採用の可能性を広げることも可能です。

不採用メールを送る際の注意点

不採用メールを送る際には、応募者への配慮と情報管理の徹底が求められます。不適切なメール送信や誤記は、応募者との信頼関係を損ねるだけでなく、企業全体の信頼性に影響を及ぼしかねません。ここでは、不採用メールを送信する際にとくに注意すべき4つのポイントを解説します。

メールアドレスと応募者名に相違がないか確認する

不採用メールを送る際に、応募者名とメールアドレスが一致しているかを確認することは、基本中の基本です。応募者の名前は必ずフルネームで記載し、ほかの候補者と混同しないようにしましょう。

また、メールアドレスの綴りに誤りがあると、当該の応募者に結果が届かないだけでなく、第三者への情報漏洩のリスクも発生します。

とくに手動でメールアドレスを入力する場合や、複数の候補者に不採用メールを送る場合は、ヒューマンエラーが起きがちなので、ダブルチェックを徹底しましょう。

選考結果や文面に誤りがないか確認する

不採用メールの内容に誤りがあると、応募者に対して大きな混乱を引き起こします。とくにテンプレートを使用する際には、応募者ごとに変更すべき部分を編集し忘れることがあり、不採用者に採用通知を送ってしまうといったトラブルに発展する可能性があります。

採用選考は、応募者のキャリアに直結するため、「単なる手違い」では済まされません。また、近年はSNSでの情報拡散のリスクも高まっており、一度のミスが企業の評判を大きく損なう可能性もあります。そのため、選考結果や文面を送信前に何度も確認し、慎重を期することが不可欠です。

一括送信はしない

複数の応募者に不採用メールを一括送信することは危険です。たとえば、BCCで送るところを誤ってCCで送信してしまい、応募者名や選考結果が第三者に漏洩したという例もあります。こうしたミスはプライバシー侵害に該当し、企業が法的責任を問われる可能性もあります。

そのため、不採用メールは面倒でも1件ずつ送信するのが原則です。不安がある場合は、採用管理システム（ATS）を活用し、安全にメールを送信できる環境を整えるのもひとつです。確実に個別対応を行うことで、応募者への配慮を示すとともに、リスクを最小限に抑えることができます。

弊社が提供する採用管理システム（ATS）アットカンパニーでは、メッセージボードで応募者と専用画面でやりとりができるほか、メッセージのテンプレートもご用意しています。テンプレートは必要に応じて編集でき、応募者とのスムーズなやりとりが可能です。

選考後1週間以内に連絡する

不採用通知が遅れると、応募者に対する誠意を欠いた対応と受け取られる可能性があります。応募者は結果を待つ間、他社の選考を進めるべきか判断がつかず、スケジュールの調整が難しくなります。そのため、選考結果は迅速に通知し、できる限り選考終了後1週間以内に連絡することが望ましいです。

選考人数が多い場合でも、対応漏れが発生しないよう、カレンダーにリマインダーを登録したり、採用管理システム（ATS）を利用してステータス管理を徹底することで、スムーズな対応が可能です。

まとめ：不採用メールこそ丁寧かつ誠実に対応しましょう！

不採用メールは、採用活動のなかでもデリケートな部分のひとつです。結果が否定的な内容であるだけに、送る側としても気が引けることがあるかもしれません。しかし、丁寧かつ誠実に対応することで、応募者に対する敬意を示すだけでなく、企業の信頼性やブランドイメージを守る重要な役割を果たします。

とくに応募者にとっては、どのような形であれ企業とのやり取りが印象に残り、将来的な関係性に影響をおよぼす可能性もあります。不採用であっても、誠実な対応をすることで「不採用になってしまったけれど、この会社のファンであり続けたい」と思ってもらえるでしょう。

不採用メールの送信漏れや送信間違いを防ぐためには、採用管理システム（ATS）活用が有効です。候補者の選考ステータス管理や、個別メッセージの送信も効率的に進められます。自社の採用力を高めるために、採用管理システム（ATS）の導入を検討してみてください。

弊社が提供する採用管理システム（ATS）アットカンパニーは、メッセージチャットやメッセージテンプレートといった、応募・選考管理機能が充実しているため「不採用メールの書き方がわからない……」「応募者ごとの選考状況がわからない……」という方でも安心してお使いいただけます。詳しいサービス内容については以下のボタンよりご覧ください。